Plan de contingencia comercial
06/03/2025
Externa World
Outsourcing comercial como herramienta de contingencia en los negocios
La incertidumbre es un factor constante en los negocios. Cambios en el mercado, crisis económicas, disrupciones en la cadena de suministro y fluctuaciones en la demanda, pueden afectar la estabilidad de cualquier empresa. En este contexto, contar con un plan de contingencia comercial no solo permite visualizar posibles escenarios, sino que también debe integrar estrategias proactivas para asegurar la continuidad de las ventas y el crecimiento del negocio.
Un plan de contingencia comercial efectivo no se limita a mitigar el impacto de una crisis; debe incluir tácticas que permitan mantener y potenciar los ingresos incluso en momentos difíciles. Por tanto, podemos definirlo como un plan de acción elaborado y establecido para ayudar a empresas, gobiernos y organizaciones a prepararse y responder a un acontecimiento o situación inesperados y garantizar que las operaciones puedan continuar funcionando pese al estado de emergencia.
Por tanto, el plan está constituido por medidas que representan un conjunto de acciones pensadas para corregir situaciones de riesgo, con el objetivo de proteger a la empresa frente a cualquier posible crisis.
¿Por qué necesitas un plan de contingencia para tu empresa?
Al considerar la contingencia como un evento imprevisto que puede interrumpir el funcionamiento normal de cualquier negocio; comprendemos que disponer de un plan de contingencia es la herramienta clave y supone una preparación adecuada y necesaria para minimizar los efectos adversos ante una interrupción de la actividad o unas crisis que pueda afectar el normal funcionamiento del negocio.
Al elaborar un plan de contingencia empresarial, es clave disponer de los sistemas de gestión de Calidad ISO 9001 y otros estándares como ISO 14001, ISO 27001 o ISO 45001 para garantizar el cumplimiento de los requisitos.
¿Cuáles son las etapas básicas de un plan de contingencia comercial?
Antes de crear y elaborar un plan de contingencia comercial, las organizaciones deben tomar en cuenta los pasos previos para gestionar los riesgos económicos que pudieran afectarlos.
Por lo tanto, es importante identificar las amenazas existentes, considerando preguntas como ¿qué podría salir mal?, ¿qué podría interrumpir el funcionamiento de tu negocio?, entre otras. Luego, realizar un análisis de riesgos para determinar la probabilidad de que dichas amenazas pueden ocurrir y el impacto que puedan tener en el negocio. Esto ayudará a priorizar qué contingencias se deben planificar y definir cuáles son menos importantes.
A continuación, para elaborar un plan detallado para cada contingencia identificada, hay que tener en cuenta todos los aspectos necesarios para afrontar la situación, desde el suministro de insumos hasta el personal clave. Finalmente, hay que realizar un seguimiento del proceso e implementar acciones de mejora continua, estableciendo indicadores, período y responsable para realizar el seguimiento. Cuando se identifiquen ineficiencias se deberá establecer medidas correctivas y evidencias de los procesos de mitigación establecidos.
De esta forma, podemos mencionar las etapas fundamentales por la que atraviesa cualquier empresa que lleve a cabo la elaboración de un plan de contingencia comercial:
- Evaluación inicial de riesgos.
- Valoración y priorización.
- Desarrollo de estrategias y procedimientos.
- Implementación y actualización.
- Estructura organizativa.
- Recursos críticos.
- Protocolos de comunicación.
Algunas estrategias clave que se deben incluir como parte de las consideraciones al elaborar el plan, son:
1. Segmentación y priorización de clientes
No todos los clientes reaccionan igual ante una crisis. Es fundamental segmentarlos según su nivel de rentabilidad, fidelidad y capacidad de compra en escenarios adversos. Esto permite focalizar los esfuerzos comerciales en aquellos clientes con mayor potencial de compra y optimizar los recursos disponibles.
2. Automatización y digitalización de ventas
Las empresas deben aprovechar la tecnología para mejorar la eficiencia de sus procesos comerciales. Implementar herramientas de CRM, automatización de marketing y e-commerce puede ayudar a mantener la actividad comercial incluso cuando la interacción física se ve limitada.
3. Flexibilidad en modelos de negocio
Durante momentos de crisis, es esencial ser flexible. Modelos como el "pago por uso", suscripciones o financiamiento a clientes, pueden ser clave para mantener las ventas activas en períodos de menor liquidez.
4. Alianzas estratégicas y co-ventas
Unir fuerzas con otras empresas que compartan el mismo público objetivo puede ser una alternativa inteligente para potenciar las ventas y reducir costos comerciales. La colaboración puede incluir desde promociones conjuntas hasta integraciones de productos o servicios.
Outsourcing comercial como herramienta de contingencia
El outsourcing comercial es una estrategia importante dentro de un plan de contingencia, ya que permite a las empresas reducir costos fijos y acceder a equipos altamente especializados sin la necesidad de mantener una estructura interna costosa.
Las ventajas de implementarlo es que, ante momentos de incertidumbre, proporcionan flexibilidad y escalabilidad, permitiendo aumentar o reducir la fuerza de ventas de acuerdo con la demanda sin compromisos a largo plazo. Además, se reducen los costos operativos, eliminando gastos asociados a la contratación, capacitación y gestión de equipos internos. Por otra parte, delegar la actividad comercial a especialistas permite que la empresa concentre sus recursos en su propuesta de valor principal.
Para implementar una estrategia de outsourcing comercial de forma eficiente, se recomienda en primera instancia, definir objetivos claros, establecer metas de ventas e indicadores de desempeño, para medir resultados, evaluar la efectividad de la estrategia y hacer ajustes cuando sea necesario. La integración de la estrategia de outsourcing con el equipo interno de la organización permite asegurar que el equipo tercerizado opere bajo los mismos lineamientos y valores de la empresa.
Por todo lo expuesto, concluimos que el éxito de un plan de contingencia comercial radica en su enfoque estratégico. No basta con reaccionar ante una crisis; es fundamental implementar estrategias de ventas proactivas y considerar herramientas como el outsourcing comercial para garantizar la estabilidad y crecimiento del negocio. En un entorno cambiante, la capacidad de adaptación y la toma de decisiones basada en datos son los pilares de la resiliencia empresarial.
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